Yhteiset toimintamallit sujuvoittavat suunnittelua ja tehostavat toteutusta. Myös johtaminen helpottuu.
Kun toimintamallit ovat yhtenevät työmaasta riippumatta, voi luottaa että asiat on hoidettu ja dokumentoitu. Aikaa ja ihmettelyä säästyy erityisesti tilanteessa, jossa projektiin tulee mukaan uusia henkilöitä tai vaikkapa kesälomatuuraajia.
Yhtenäinen prosessi tarjousvaiheesta luovutukseen ja Must Do -menettelyineen varmistaa, että asiat on hoidettu ja dokumentoitu oikeassa järjestyksessä. Yhtenäisiä prosesseja tukee Constissa yhtenäinen asiakirjanhallintajärjestelmä, joka helpottaa asiakirjojen laatimista, löytymistä ja muutosten hallintaa. Rakenteeltaan yhtenäiset asiakirjat tukevat samalla yhtenäisiä toimintatapoja eri projektien toteuttamisessa. Esimerkiksi projektien riskit analysoidaan yhtenäisellä ja selkeällä mallilla.
Keskitetty asiakirjahallintajärjestelmä Consti Pro on ollut Constissa käytössä pian vuoden. Keskitys tarkoittaa, että kaikkien projektien kaikki asiakirjat löytyvät samalla kansiorakenteella yhdestä paikasta. Näin jokaisella projektin jäsenellä on aina käytössään ajantasaiset suunnitelma-, aikataulu- ja sopimuspohjat ilman, että niitä tarvitsee etsiä projekti- tai toimialakohtaisista tallennuspaikoista.
Lauttasaaren ala-asteen peruskorjaus etenee
Consti Pron avulla nähdään yhdellä silmäyksellä, mitkä asiakirjat ovat jo valmiita tai työn alla eli mitkä asiat on hoidettu, ja mitä suunnitelmia tai lupia vielä puuttuu. Järjestelmä myös kertoo, mihin asiakirjoihin on tehty muutoksia.
Lauttasaaren ala-asteen laaja, noin puolitoista vuotta kestävä peruskorjaus aloitettiin kevättalvella 2020. Consti Pron projektikohtainen näkymä kertoi alkukesästä, että hankkeella on tarjous- ja laskentaluvat, aloituslupa ja aloituskokous pidetty ja esimerkiksi kosteudenhallinta- ja turvallisuussuunnitelmat tehtyinä.
Projektin vastaava työnjohtaja Tero Haarala on tyytyväinen erityisesti lomakepohjien löytymiseen aiempaa helpommin. Uusi kansiorakenne vaatii tosin hieman opettelua.
”Suurimmat hyödyt yhtenäisestä järjestelmästä saadaan tilanteessa, kun uusi toimihenkilö saapuu työmaalle”, Haarala toteaa.
Yhtenäinen asiakirjarakenne helpottaa myös johdon työtä, joka seuraa useita kymmeniä projekteja saman aikaisesti. Kaiken kaikkiaan järjestelmää käyttää tällä hetkellä noin joka kolmas constilainen.
Suunnitelmat voi tarkistaa myös mobiilisti
Merkittävä parannus aikaisempaan on pääsy asiakirjoihin mobiilisti. Työmaainsinööri tai vastaava työnjohtaja voi tarkistaa työmaakierroksella suunnitelmat matkapuhelimestaan tai tabletiltaan sen sijaan, että hän joutuisi käymään välillä työmaatoimistolla. Valvojan kuittauskin hoituu sähköisesti.
Kun projekti alkaa valmistua, aletaan kasata luovutuksen vaatimia dokumentteja, joita on Lauttasaaren kaltaisissa hankkeissa usein kymmeniä. ”Tämä vaihe nopeutuu huomattavasti, jos on alusta alkaen merkinnyt järjestelmään ne asiakirjat, jotka luovutuskirjaan tarvitaan”, kertoo laatu- ja kehityspäällikkö Tiia Tikka.
Mikäli asiakkaan kanssa vaihdetaan materiaalia projektin kuluessa, se onnistu kätevästi Extranetin kautta. ”Tätä ominaisuutta on käytetty esimerkiksi projektissa, jossa tilaaja halusi omiin arkistoihinsa kohteesta otetut valokuvat”, toteaa Consti Pron projektipäällikkönä toimiva Petteri Uusitalo.
Consti Prosta näkee myös Constin kaikki projektit yhteisellä aikajanalla, mikä auttaa uusien hankkeiden resurssoinnissa.
Yhteiset toimintamallit on yksi Constin keskeisistä tavoista toimia ja yksi Consti Wayn viidestä elementistä. Consti Wayn viisi elementtiä ovat yhteistyö ja avoimuus, yhteiset toimintamallit, suorituskyvyn johtaminen, asiakkaan ymmärtäminen sekä jatkuva parantaminen.
