Osakas- ja sijoittajaviestintärekisteri
Tämä tietosuojaseloste kuvaa muun muassa rekisterin sisältämät henkilötiedot, henkilötietojen käsittelyperusteet ja rekisteröityjen oikeudet.
Viimeksi päivitetty 17.04.2020 klo 15:40
Rekisterinpitäjä
Consti Oyj
Valimotie 16, 00380 Helsinki
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyperusteet ja käyttötarkoitukset?
Constin osakkaiden henkilötietojen käsittely perustuu lakiin (osakeyhtiölaki) ja Constin oikeutettuun etuun. Osakeyhtiölain 15 § edellyttää osakasluettelon ylläpitämistä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varmistaa osakkeenomistajille osakeyhtiölain mukaan kuuluvien oikeuksien toteuttaminen, kuten osingon maksu, pääomalainojen maksu sekä yhteydenpito.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lisäksi yhtiökokouksen pitäminen eli henkilötietoja käsitellään osallistujien ilmoittautumista, informointia, henkilöllisyyden ja osallistumisoikeuden varmistamista, sekä muita kokousjärjestelyjä varten. Lisäksi tietoja käytetään yhtiökokouksen ääniluettelon laatimiseksi ja äänestyslippujen tulostamiseksi, mahdollisten äänestysten järjestämiseksi ja muiden osakeyhtiölaissa ja Constin yhtiöjärjestyksessä säädettyjen oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Tietoja käytetään myös erilaisten Constia koskevien tilaisuuksien ja matkajärjestelyjen valmistelemiseksi ja toteuttamiseksi.
Sijoittajaviestinnän osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Constin sijoittajaviestintään liittyvien uutisten jakelu uutiskirjeen tilanneille tahoille.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Rekisteri sisältää seuraavanlaisia henkilötietoja osakkeenomistajasta tai osakkeenomistajan edustajasta ja sijoittajaviestinnän uutiskirjeen tilaajasta:
- Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi
- Rekisteröidyn yhteystiedot kuten osoite ja sähköpostiosoite
- Osakkaita koskevat tiedot kuten henkilötunnus ja osakkeiden lukumäärä
- Yhtiökokouksiin liittyvät tiedot kuten osallistuminen ja mahdollisen avustajan tiedot
- Muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta olennaiset tiedot kuten markkinointikiellot
Mistä saamme henkilötietoja?
Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.
Kenelle tai minne luovutamme ja/tai siirrämme henkilötietoja?
Consti ei luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Consti käyttää osakas- ja sijoittajaviestintärekisterin teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa sekä henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolista palveluntarjoajaa. Consti on ulkoistanut IT-hallinnan osin ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.
Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Consti huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Ketkä saavat käsitellä henkilötietojani ja kuinka Consti turvaa ne?
Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Kuinka pitkään säilytämme henkilötietoja?
Osakasluettelossa olevia tietoja säilytetään omistuksen päättymisen jälkeen kymmenen vuotta.
Yhtiökokouksen pöytäkirjaan merkityt tai siihen liitetyt henkilötiedot säilytetään osakeyhtiölain vaatimalla tavalla osana pöytäkirjaa. Muut tiedot hävitetään, kun ne eivät enää ole tarpeellisia pöytäkirjan laatimiseksi tai sen sisältämien tietojen oikeellisuuden varmentamiseksi.
Sijoittajaviestinnässä kerättyjä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa uutiskirjeen tilaus, jolloin henkilötiedot poistetaan sijoittajaviestintärekisteristä.
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustetaan. Consti voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Keneen voin olla yhteydessä tietosuojaa koskien?
Kaikki tätä henkilörekisteriä tai tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot tulisi tehdä kirjallisesti seuraavalle henkilölle postitse tai sähköpostiosoitteeseen.
Heikki Untamala
Valimotie 16, 00380 Helsinki