Henkilöstörekisteri
Tämä tietosuojaseloste kuvaa muun muassa rekisterin sisältämät henkilötiedot, henkilötietojen käsittelyperusteet ja rekisteröityjen oikeudet.
Viimeksi päivitetty 13.12.2021 klo 9:06
Rekisterinpitäjä
Consti Oyj
Valimotie 16, 00380 Helsinki
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyperusteet ja käyttötarkoitukset?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on:
- Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteidemme noudattamiseksi
- Työ- tai harjoittelusopimuksen täytäntöönpanemiseksi
- Constin oikeutettuun etuun huolehtia tietoverkkoonsa kohdistuvien uhkien torjumisesta ja varmistua liiketoimintansa jatkumisesta
- Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työsuhdeasioidemme ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden kuten palkanmaksun hoitaminen sekä liiketoimintamme suunnittelu ja kehittäminen henkilöstönäkökulmat huomioon ottaen.
Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme työntekijärekisterin yhteydessä seuraavia työntekijän (rekisteröity) työ- tai harjoittelusuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja:
- Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, henkilötunnus ja veronumero
- Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten tehtävänimike, työ- ja koulutushistoria, luvat, pätevyydet ja perehdytykset
- Rekisteröidyn kehityskeskustelut ja arvioinnit
- Rekisteröidyn poissaolotiedot mukaan lukien lääkärintodistukset
- Rekisteriröidyn vuosilomakirjanpitoon liittyvät tiedot
- Työmaiden kulunvalvontaan liittyvät tiedot kuten työmaan nimi, saapumis- ja poistumisaika
- Rekisteröidyn palkanmaksuun liittyvät tiedot kuten tunti- tai kuukausipalkka ja tilinumero
- Tieto rekisteröidyn ammattiliittoon kuulumisesta niiden henkilöiden osalta, joiden jäsenmaksut veloitetaan palkanmaksun yhteydessä
- Palomuurilokivalvontaan liittyvät tiedot kuten lokivalvonnan raportteihin sisältyvät tiedot tietoturvan kannalta haitallisilla sivustoilla tapahtuvien vierailujen määristä käyttäjittäin
Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme hoitaa työnantajana meille kuuluvat velvoitteet.
Mistä saamme tietoja?
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja luodaan myös työntekoa varten tarvittavien järjestelmien ja sovellusten sekä koneiden ja laitteiden käyttämisen mahdollistamiseksi. Vastaavasti työntekoa varten tarvittavien järjestelmien ja sovellusten sekä koneiden ja laitteiden käytöstä kertyy tietoja.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
Kenelle luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan osin ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.
Luovutamme henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, työehtosopimukseen ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten veroviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
Luovutamme muualta kuin työterveydestä saadut lääkärintodistukset työterveyshuoltoon. Työntekijällä on oikeus kieltää lääkärintodistuksen luovutus työterveyshuoltoon ilmoittamalla siitä tietosuojasta vastaavalle henkilölle.
Henkilötiedot sijaitsevat lähtökohtaisesti EU-/ETA-alueella. Osa Constin käyttämistä IT-järjestelmistä ja palveluista on kansainvälisten palveluntarjoajien tuottamia, jolloin tietoja saattaa siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle palvelun tuottamisen yhteydessä. Tällaisissa tilanteissa Consti on huolehtinut siitä, että tiedonsiirrot on suojattu EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla.
Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilöstötietoja. Kullakin käyttäjällä on omat käyttäjätunnuksensa ja salasanansa järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat . Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on laillinen peruste. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme työsuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Keneen voin olla yhteydessä tietosuojaa koskien?
Kaikki tätä henkilörekisteriä tai tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot tulisi tehdä kirjallisesti seuraavalle henkilölle postitse tai sähköpostiosoitteeseen.
Heikki Untamala
Valimotie 16, 00380 Helsinki