Hallintorekisteri
Tämä tietosuojaseloste kuvaa muun muassa rekisterin sisältämät henkilötiedot, henkilötietojen käsittelyperusteet ja rekisteröityjen oikeudet.
Viimeksi päivitetty 17.04.2020 klo 15:42
Rekisterinpitäjä
Consti Oyj
Valimotie 16, 00380 Helsinki
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyperusteet ja käyttötarkoitukset?
Henkilötietojen käsittely perustuu Consti Oyj:n lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen, kuten markkinoiden väärinkäytöstä annetun asetuksen ((EU) 596/2014) 19 artiklan mukaisen johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä liiketoimia koskevan sääntelyn noudattaminen. Käsittely perustuu myös oikeutettuun etuun, kuten hallituksen tai valiokunnan jäsenyyteen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- Hallituksen ja hallituksen valiokuntien kokousten järjestäminen ja koollekutsuminen
- Yhteydenpito hallituksen ja hallituksen valiokuntien jäseniin
- Palkkionmaksu
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja koskien hallituksen ja hallituksen valiokuntien jäseniä:
- Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi
- Rekisteröidyn yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn lähipiiriläisyyteen liittyvät tiedot kuten lähipiiriläisyyden peruste
- Rekisteröydyltä vastaanotetut ja julkistetut liiketoimi-ilmoitukset
- Rekisteröidyn palkkioiden maksuun liittyvät tiedot kuten henkilötunnus
- Rekisteröidyn itsensä antamat muut mahdolliset tiedot
Mistä saamme henkilötietoja?
Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta.
Kenelle tai minne luovutamme ja/tai siirrämme henkilötietoja?
Henkilötietoja luovutetaan:
- Verohallinnolle (verohallinnon edellyttämät tiedot)
- PRH:n kaupparekisteriin (tiedot hallituksen jäsenistä)
Muutoin rekisterin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa Markkinoiden väärinkäyttöasetuksessa ja sen perusteella annetussa sääntelyssä tarkoitetuille tahoille, joita voivat olla muun muassa Finanssivalvonta ja Poliisi.
Henkilötiedot sijaitsevat lähtökohtaisesti EU-/ETA-alueella. Osa Constin käyttämistä IT-järjestelmistä ja palveluista on kansainvälisten palveluntarjoajien tuottamia, jolloin tietoja saattaa siirtyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle palvelun tuottamisen yhteydessä. Tällaisissa tilanteissa Consti on huolehtinut siitä, että tiedonsiirrot on suojattu EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla.
Ketkä saavat käsitellä henkilötietojani ja kuinka Consti turvaa ne?
Järjestelmän ja henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin tai muihin tietojärjestelmiin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tiedot ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Kuinka pitkään säilytämme henkilötietoja?
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti perustiedot säilytetään pysyvästi ja palkkioiden maksuun liittyvät tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä.
Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustetaan. Consti voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Keneen voin olla yhteydessä tietosuojaa koskien?
Kaikki tätä henkilörekisteriä tai tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot tulisi tehdä kirjallisesti seuraavalle henkilölle postitse tai sähköpostiosoitteeseen.
Heikki Untamala
Valimotie 16, 00380 Helsinki