Suunnitteluvaihe on hetki, jolloin rakennushanke joko lähtee etenemään hallitusti tai eksyy raiteilta jo ennen lähtöä. Mikä tekee vaiheesta niin ratkaisevan? Entä miten varmistetaan, että eri tahot kulkevat samaan suuntaan tietoa piilottamatta tai vastuuta väistelemättä?
Rakennushankkeen suunnitteluvaiheessa tehdään merkittäviä toimia ja päätöksiä koko projektin onnistumisen kannalta. Mitä monimutkaisempi kohde, sitä tärkeämpää on, että yhteistyö sujuu, luottamus kantaa ja tieto liikkuu oikeaan aikaan oikeille ihmisille. Myös digitaaliset työkalut ja ohjelmistot ovat tärkeässä roolissa projektin alkumetreillä.
Constilla työskentelevä Petteri Uusitalo tutki onnistuneen suunnittelunohjauksen elementtejä Aalto-yliopistolle laatimassaan tuoreessa väitöskirjassa. Hänen tutkimuksensa tarjoaa käytännönläheisiä oivalluksia ja konkreettisia ratkaisuja, jotka voivat auttaa tilaajia, suunnittelijoita ja projektinjohtajia parantamaan yhteistyötä jo ennen kuin ensimmäistäkään tiiltä on muurattu.
Petteri Uusitalo, miksi suunnitteluvaihe on niin ratkaiseva?
Rakennushankkeet ovat nykyään niin kompleksisia, ettei kukaan kykene hallitsemaan kokonaisuutta yksin. Mukana on useita suunnittelijoita, järjestelmiä ja erikoisaloja, jotka pitää saada toimimaan yhteen. Suunnitteluvaiheessa lyödään lukkoon ne ratkaisut, jotka vaikuttavat koko hankkeen kustannuksiin, aikatauluun ja lopputuloksen laatuun. Jos lähdetään väärille urille jo ennen varsinaista toteutusta, virheet, viivästykset ja kommunikaation ongelmat vain kertautuvat matkan aikana. Korjausliikkeet ovat toteutusvaiheessa paljon vaikeampia ja kalliimpia Siksi suunnittelunohjaus ei ole vain teknistä työtä tai valmistelua, vaan vaihe, jossa onnistumisen edellytykset joko rakennetaan tai hukataan.
Mitkä tekijät sitten tutkimuksesi mukaan edesauttavat onnistumisessa?
Keskeistä on, että projektin osapuolilla on yhteinen ymmärrys tavoitteista ja selkeät roolit. Suunnittelu sujuu, kun vastuut on jaettu selkeästi, päätöksenteko on aikataulussa ja kaikki tietävät, mitä seuraavaksi odotetaan. Myös rytmitys on tärkeä eli suunnittelu ei saa jäädä odottamaan puuttuvia linjauksia, vaan eteneminen vaatii aktiivista otetta ja päätöksiä oikeaan aikaan.
Hyvin suunnitellut toimintatavat tukevat yhteistyötä, ja tässä esimerkiksi Lean Design Management tarjoaa arvokkaita keinoja suunnittelutyön vaiheittaiseen organisointii ja töiden priorisointiin. BIM (tietomallinnus) puolestaan tukee tiedon läpinäkyvyyttä ja yhteistä ymmärrystä. Se kokoaa eri suunnittelualojen tiedot yhteen ja tekee suunnitelmista konkreettisesti hahmotettavia.
Yhteinen ymmärrys tavoitteista = vähemmän virheitä, enemmän sujuvuutta.
Jokaisen on tiedettävä mihin tähdätään.
Mitkä ovat yleisimmät haasteet rakennushankkeen suunnitteluvaiheessa?
Epäselvät tehtävät ja roolit. Projektin osapuolilla voi myös olla erilaisia näkemyksiä hankkeen tavoitteista, ja joskus organisaatiokohtaiset intressit menevät yhteisen päämäärän edelle.
Päätöksenteon viivästyminen on yksi merkittävä pullonkaula. Jos suunnittelu jää esimerkiksi odottamaan linjauksia, aikataulut murenevat. Myös teknologiset haasteet, kuten ohjelmistojen yhteensopimattomuus tai tiedonsiirron katkokset, voivat johtaa virheisiin, jotka näkyvät vasta toteutusvaiheessa.
Tutkimuksessasi syvennyt luottamuksen käsitteeseen. Mikä on sen merkitys suunnitteluvaiheessa, ja miten sitä vahvistetaan?
Luottamus on hiljainen voima, joka vaikuttaa kaikkeen tekemiseen. Kun sitä on, aikaa ei hukkaannu asioiden varmisteluun, epäilyihin tai varasuunnitelmien laatimiseen. Luottamus vapauttaakin energiaa itse työhön. Luottamus rakentuu avoimuudesta, läpinäkyvyydestä ja tehokkaasta viestinnästä. Se kasvaa myös päivittäisestä vuorovaikutuksesta, jossa ollaan läsnä ja kohdataan toisia ihmisinä, ei vain rooleina. Säännölliset tapaamiset, yhteinen tekeminen ja jaettu vastuu luovat tunnetta siitä, että kukaan ei jää yksin. Myös sopimusmallilla on vaikutusta eli selkeät säännöt vahvistavat luottamusta niin henkilöiden kuin organisaatioiden välillä.
Roolit ja vastuut selviksi heti alussa. Näin säästytään päällekkäiseltä työltä ja arvailulta.
Lisäksi tutkimuksessa nousi esiin viestintä. Miten tiedonkulkua voisi parantaa suunnitteluvaiheessa?
Ensimmäinen askel on miettiä, mitä oikeasti kannattaa viestiä ja missä muodossa. Sähköpostitulva ei auta ketään, sillä monesti oleellinen tieto hukkuu massaan. Tarvitaan yhteisesti sovittuja käytäntöjä siitä, mitä viestitään, kenelle ja missä kanavassa sekä kuka vastaa siitä, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset.
Kasvokkainen tai reaaliaikainen viestintä toimii usein parhaiten, sillä se vähentää väärinymmärryksiä. Myös yhteiset tilat ja säännölliset tapaamiset tukevat tätä. Digitaaliset työkalut voivat tehostaa viestintää, mutta ne eivät korvaa ihmisten välistä vuorovaikutusta.
Mikä on ollut itsellesi tärkein oivallus väitöskirjatyössäsi?
Se liittyy vahvasti tasapainon merkityksen näkemiseen. Kuten tutkimustuloksistakin voidaan päätellä, ihmisten, prosessien ja teknologioiden tasapainoa vaaditaan, jotta päästään optimaaliseen lopputulokseen. Aivan samalla tavalla henkilökohtaisessa elämässä kannattaa myös pyrkiä hyvään tasapainoon työn ja vapaa-ajan kanssa. Lisäksi ihmissuhteiden merkitystä yksilöiden sekä tiimien hyvinvoinnille ei tulisi vähätellä tai unohtaa.
Petteri Uusitalon väitöskirja pohjautuu neljään osatutkimukseen, joissa käytettiin tapaustutkimuksia, haastatteluja ja dokumenttianalyysiä. Voit tutustua tutkimukseen tästä.
Suunnitteluvaiheen onnistumisen elementit
Yhteinen tavoite
Kaikilla osapuolilla on jaettu ymmärrys hankkeen päämääristä.
Selkeät roolit ja vastuut
Kukin tietää, mitä tekee ja milloin.
Ajantasainen päätöksenteko
Linjaukset ja päätökset tukevat suunnittelun etenemistä.
Toimiva viestintä
Oikea tieto kulkee oikeaan aikaan.
Luottamus ja läpinäkyvyys
Avoin yhteistyö vähentää varasuunnitelmia ja puskureita.
Hyvät työkalut
Lean Design Management ja BIM tukevat yhteistyötä ja kokonaisuuden hallintaa.
Säännöllinen vuorovaikutus:
Tiimi hitsautuu yhteen arjen kohtaamisissa.
